Por Sergio Abajo. Account Executive en McCann Health.
Recientemente tuve la oportunidad de asistir a una sesión en la que nos hacían reflexionar sobre el uso de nuestro tiempo, tanto profesional como personal. La realidad es que salí de esa sesión dispuesto a gestionar mejor mi tiempo, en especial, en el trabajo.
Parece que en el ámbito laboral se deba ir estresado; miles de reuniones que te ocupan la agenda, un listado de tareas interminables, fechas de entrega apremiantes y un largo etcétera que hace que perdamos el foco de lo realmente importante. Pero, ¿cómo puedo conseguirlo, cómo puedo mejorar?, me pregunté.
Pues en esa misma sesión descubrí una herramienta realmente útil, la Matriz deEisenhower. Una manera de enfocar el día a día que te hace discernir entre las tareas importantes y las que no lo son, así como tener en cuenta el concepto de urgente entre esas tareas. Por que sí: no todo lo urgente es importante, y lo no urgente es poco importante, como decía el propio Eisenhower.
Antes de comentar la matriz quiero aclarar algunos conceptos esenciales para su posterior compresión:
- Urgente: hace referencia al tiempo.
- Importante: hace referencia al objetivo.
- Prioritario: hace referencia al orden.
Una vez aclarados los conceptos anteriores, para poner en práctica la matriz debemos diferenciar entre las tareas:
- Importantes – Urgentes: son las tareas que se deben hacer
- Importantes – No urgentes: tareas que se deben planear cuando hacer.
- No importantes – Urgentes: tareas que se deben delegar a las personas correctas.
- No importantes – No urgentes: estas tareas se deben eliminar.
Analizando la matriz podemos sacar algunas conclusiones:
- La primera área surge debido a la postergación y una mala planificación, es decir, enese cuadrante no debería haber prácticamente nada si se hace una buena planificación.
- La segunda área es la más importante, es la que nos permitirá tomar buenas decisiones y tener margen para ejecutarlas. Es el cuadrante que nos acerca anuestro objetivo.
- La tercera área es un poco engañosa, ya que en realidad solo satisface prioridades yexpectativas de los demás (interrupciones, algunas reuniones, etc.). Es importante saber decir que no, para evitar llenar este cuadrante.
- La cuarta área es donde se encuentran las tareas triviales que nos quitan tiempo y que no aportan valor. Éstas, deberíamos eliminarlas.
Soy consciente que en muchas ocasiones la realidad supera las expectativas, y que lo que planteo en este artículo (o planteaba Eisenhower, mejor dicho) puede llegar a ser incluso un
poco utópico. Pero creo que también depende de nosotros el querer revertir lassituaciones que nos perjudican, aunque eso signifique romper con lo establecido.
Así que os ánimo a ponerla en práctica y comprobar si es una herramienta útil en vuestro día a día.