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Por los miembros de la AEAPS

organizar eventos de empresa

Por Rocío Vizcaíno Capilla, excolaboradora de Draft Comunicación Healthcare, Departamento de Producción.

A la hora de organizar un evento corporativo – independientemente de su temática – hay que tener bajo control diversos factores. Pero sin duda alguna el criterio por antonomasia es la organización.

Rocio Vizcaino, Draft Comunicación HealthcareControlar a los distintos proveedores, los espacios, el montaje y la decoración, buscar ponentes, el catering, así como producir los diferentes materiales que se manejarán, puede parecer -a priori – una total y absoluta locura.

Asimismo, dependiendo de la dimensión del mismo, el proceso puede extenderse en el tiempo; por lo que la planificación, el calendario y la comunicación constante son acciones indispensables.

Trabajar en el departamento de Producción en una agencia como Draft, Grupo de Comunicación Healthcare puede parecer estresante, pero en realidad es algo muy emocionante. Las distintas diligencias, los plazos de entrega, las incesantes búsquedas y, sobre todo, el correo electrónico, el teléfono y el calendario se convierten en los principales aliados y compañeros de fatiga. Pero cuando se alcanzan los objetivos y todo sale según lo previsto, la satisfacción se transforma en la mejor de las recompensas.

Como recién llegada a un entorno totalmente nuevo y basándome en mi propia experiencia, voy a tratar de exponer y recoger (desde mi punto de vista personal y novel) los pasos a tener en cuenta en la organización de un evento. ¿Qué hacemos en Draft?

5 Tips que empleamos para programar tu evento de empresa

1º Definir el objetivo del evento

Antes de empezar a organizar cualquier evento definimos el propósito. Una vez que el equipo encargado de diseñarlo y de ponerlo en marcha expone el briefing pertinente y los objetivos del mismo, es nuestro momento de entrar en materia.

Es necesario conocer hasta el más mínimo detalle, así como el presupuesto con el que se cuenta, para poder marcar unas pautas previas y definir así las acciones que se llevarán a cabo.

Una vez asimilados los detalles comienza nuestra cuenta atrás. Y con ella la búsqueda de espacios, de proveedores, de caterings, de un sinfín de actores que intervendrán en el acontecimiento.

Pero también es el momento de respirar y de no precipitarse. Se inicia la etapa de búsqueda; un proceso en el que indagaremos, detallaremos y compararemos, pero en el que es preciso mantener la calma.

Si hay una cosa que tenemos clara es que siempre hay que optar por lo mejor.

2º Planificar con tiempo

El tiempo es un factor clave y es muy fácil que juegue en nuestra contra. Por eso sabemos que la programación (briefing) y la proyección (planning) tienen que ir de la mano.

Es esencial parametrizar las diferentes acciones que se realizarán antes, durante y después del acontecimiento.

Para ello siempre especificamos nuestros deadline. Pues es evidente que marcarse una fecha de entrega facilita el cumplimiento de objetivos y aumenta nuestro tiempo de reacción.

3º Encontrar el espacio adecuado

organizar espacio en evento empresarialLa búsqueda puede resultar una aventura a la vez que una carrera de fondo. El primer paso es dilucidar perfectamente cada punto. Para ello siempre creamos una plantilla que luego enviamos a todos los espacios que cumplan con los requisitos – previamente fijados – con el fin de concretar y ahorrar tiempo. ¿Y qué incluimos en esa plantilla?

- Fecha del evento: puede parecer lo más sencillo, sin embargo, es primario ya que si no hay confirmación de disponibilidad no podemos seguir adelante. Además, en este paso no podemos obviar los tiempos de montaje y desmontaje, ya que en función de la envergadura se necesitará más o menos tiempo.

- Tipo del evento: Influirá sobremanera en nuestras decisiones la composición del mismo. Existen miles de opciones a tener en cuenta: Convención, Congreso, Seminario, Taller, Coloquio, Conferencia, Simposio, Jornada, Mesa Redonda, Panel, Exposiciones, Exposiciones Asociadas, Encuentros, Presentación o Lanzamiento de un producto, etc.

- Número de asistentes. Fundamental para elegir un espacio por su envergadura.

- Planning del evento. Lo necesitamos para solicitar una información lo más detallada posible. Cuántos talleres se van a realizar, si hay conferencias, a qué hora será el coffee break o cóctel, etc.

- Catering es fundamental saber si se va a celebrar un coffee break, un cóctel o una cena o similares para buscar con tiempo la mejor opción.

- Necesidades técnicas del espacio (audiovisuales, potencia eléctrica, iluminación, etc.)

- Necesidades físicas del espacio (si se necesita más de una sala, si tiene que ser diáfana o tener unos metros concretos, si necesitas un auditorio, una distribución concreta de escuela, teatro etc.)

- Localización (si tiene que estar en una zona concreta, en el centro, en las afueras, etc.)

- Extras: servicio de azafata, aparcacoches, técnicos o demás personal de apoyo.

4º Mantener un feedback continuo

Formar parte del departamento de Producción te convierte en el intermediario por excelencia entre el equipo que perfila el evento y los proveedores. Partiendo de la base que son los ejecutivos quiénes mantienen el contacto directo con el cliente, es necesario que exista una comunicación directa e incesante con ellos.

La coordinación es vital y transcendental dado que son ellos los encargados de comunicar cualquier cambio que les ha proporcionado nuestro target.

Una mala comunicación puede suponer una absoluta pérdida de tiempo y una complicación absurda y totalmente eludible.

supervisar tiempos en un evento5º Supervisión y control

Una vez realizadas todas las gestiones y encauzado el evento no podemos dejarlo entre renglones. Por eso procuramos realizar un exhaustivo seguimiento.

Como sabemos, son muchos los factores implicados en la organización de un evento empresarial y siempre hay algo que – por un motivo u otro -ha podido quedar en el aire. Por tanto, estar ojo avizor ante cualquier imprevisto que pueda sobrevenir es una de nuestras tareas, ya que la consideramos una inestimable garantía.

En Draft sabemos que un evento es el mayor ejemplo de esfuerzo en equipo. Como agencia especializada en este tipo de celebraciones, creemos que la implicación demostrada en cada uno de ellos desvela nuestro grado de compromiso, de motivación y de responsabilidad como empresa dentro del ámbito Healthcare. Por este motivo, defendemos el sentimiento de pertenencia al grupo y apostamos por unos valores intrínsecos y comunes. Elementos esenciales y precisos para alcanzar el éxito en cada una de las campañas en las que participamos.


 

 

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