Porque cada inversión en MICE es diferente.

Por Jesús Jiménez Perona, Presidente de Grupo ENELife.

MICE es la abreviación para Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exhibiciones por sus siglas en inglés. Comúnmente se le hace referencia como la Industria del Turismo de Negocios y Eventos.

Las reuniones, convenciones, exhibiciones y eventos son una increíble herramienta de trabajo ya que siempre serán la clave del éxito para las empresas.

Las organizaciones necesitan ser reactivos a este mercado cambiante y en la forma en la que el mundo está dirigiendo los negocios a patrones que tienen un mayor impacto en las economías a nivel mundial y que deberán buscar apoyo en los especialistas para una planeación eficaz.

Pensando en que ningún evento es igual a otro, y por el mismo motivo que cualquiera de nuestros clientes son totalmente diferentes, nuestras ideas también han de serlo.

No podemos permitirnos ningún fallo, los clientes no perdonan.

Por ello nuestro grado de implicación en un evento ha de ser siempre dar el máximo, para llegar a conseguir el mejor grado de satisfacción de nuestro cliente.

No podemos estar pensando que un evento es fácil de realizar, poniendo un foan, agregando luces y dando un buen guimick.

Pues como esto no es así, nuestro objetivo es impactar, crear sorpresa, arrancar sonrisas, contagiando la ilusión de estar allí entre todos los que participan.

Para llegar al cierre y poder ver la satisfacción reflejada en la expresión de los asistentes y poder pensar que cualquiera de ellos tendrá un gran recuerdo de esa jornada.

Nuestro objetivo siempre ha de ser, subir un poco más nuestro nivel de exigencias, para el siguiente.

Una de las partes más importante del éxito en un evento es el apartado multimedia.

Cualquier material que preparemos debe respirar el look and feel del evento, debe formar parte de él y ser usado en el momento adecuado para conseguir efectividad. Por eso no es solo importante el ocuparnos de los vídeos o las presentaciones, sino que tenemos que trasladar la identidad del evento a cada pieza audiovisual. Y muchas veces comenzamos antes del propio evento, con aplicaciones interactivas o juegos de gamificación que crean expectación y un ambiente propicio para la consecución de los objetivos del cliente. Contar las cosas de manera diferente y encontrar nuevas fórmulas para cada evento forma parte del trabajo.

Contar con herramientas, para nuestros móviles, donde podamos llevar toda la información del evento y donde podamos interactuar con nuestros compañeros, pudiendo estar informados de cualquier cambio en tiempo real es muy importante y nos puede ayudar al incrementar el éxito de nuestro evento.

Existen herramientas en el mercado como MEETManager, que nos serán de mucha utilidad a la hora de Moner en marcha nuestro evento.

¿Cómo está evolucionando el mercado de las agencias en los eventos?

Las agencias como tales estamos experimentando una gran disrupción, cada día implicamos a más personas a la hora de diseñar un evento. Nuestros clientes cada vez son más conscientes de cuál ha de ser la efectividad de su evento. Por eso nos apasiona la diversidad de pensamientos e ideas que son esenciales para que seamos más creativos en nuestro trabajo.

¿Cómo planificar un evento?

Lo primero que hemos de pensar es estar dentro de la mente de nuestro cliente, para así poder planificar el evento, pensando como él, intentando estar dentro de su mente, para ver cómo le gustaría que fuera su evento.

Como cualquier evento necesita una gran inversión en tiempo, dinero y energía, hemos de asegurarnos que la ejecución del evento, sirva para lograr los objetivos de nuestro cliente antes de continuar.

Es muy importante elegir el lugar y el momento.

Planificar bien el presupuesto, es importante saber cuáles serán los recursos económicos asignados por nuestro cliente para el evento. Es la única forma que podamos adaptar nuestras ideas al presupuesto, ya que nuestro reto siempre ha de ser alcanzar los objetivos con el presupuesto asignado.

Planificar la Experiencia.

Hemos de ser muy creativos y tratar de añadir elementos de diversión que puedan despertar el interés de los invitados. Consiguiendo así de cada evento una experiencia única, para conseguir el objetivo.

Hemos de pensar en las necesidades mínimas para lograr el éxito.

• Analizar y seleccionar a los moderadores y ponentes.
• Diseñar de acorde al mensaje que queremos transmitir.
• Preparar y unificar todas las presentaciones.
• Team Building que amenicen el evento.
• Pensar si hemos de crear debates y mesas redondas.
• La decoración ha de estar muy ligada a nuestro mensaje central.
• Define muy bien cuál ha de ser la iluminación y el sonido ideal para el evento.
• Hemos de pensar en la parte lúdica, es tan importante como la parte de trabajo.
• Crear un cierre de sesión que nos permita resumir el objetivo del evento.
• Conectar con los asistentes.

El objetivo principal de nuestro evento ha de ser “LA MOTIVACION” para que todos los asistentes se sientan cómodos en todo momento, ya que nuestro principal objetivo es que todo el mundo finalice, llevándose una gran experiencia.

Conseguir una amplia participación de todos, buscando las oportunidades de conectar entre todos, para que así se beneficien del evento.

Hemos de conseguir que con nuestras presentaciones y demás actividades consigamos que nuestros mensajes y decisiones calen, para llevar a cabo nuestros objetivos.

Inversión española en eventos MICE

Datos económicos

El presupuesto total en actos de las empresas con sede española es de 5.056.059.275€. Cifra notoria teniendo en cuenta que para Business Travel en general se destinan 15 mil millones según el último estudio realizado por Hermes Management Consulting.

La mayor inversión en MICE se la llevan las reuniones y convenciones, con un presupuesto medio anual de 161.828€, seguida de los eventos con 83.977€. En tercer lugar, la formación con 70.210€.

Tipo de eventos

El 93% de los eventos se llevan a cabo mayoritariamente en España, siendo mayoritarias las Reuniones y Convenciones, seguido de los Eventos y de la Formación en tercer lugar. Los Travel Managers encuestados coinciden en señalar que debido a la situación económica actual existe una menor actividad en Ferias, Congresos e Incentivos.

En cuanto al número de asistentes, se tiende a eventos con una participación menor (hasta 50 participantes), pero con mayor frecuencia (más de 11 actos anuales).

Informe 2013 del Estudio Business Travel Institute